Minggu, 24 April 2011

Get External Data - 01 - Introduction

(1 dari 4)

Muatan :

  • Kilasan tentang fitur Get External Data
  • Hal-hal yang perlu disiapkan untuk melakukan koneksi data
  • Jalur menu yang berkaitan dengan properti


Kilasan

Excel memiliki keterbatasan ruang data dan terkadang membutuhkan data dari aplikasi lain yang lebih fokus pada tata kelola data yang dibutuhkan. Misalnya dari file output aplikasi lain yang tidak berformat Excel. Setidaknya Excel mampu membuka dan membaca format file yang terdaftar saat open file. Beberapa format memerlukan proses parse melalui fitur Text To Columns, yang umumnya akan otomatis terbuka dan meminta user untuk melakukan setting yang diperlukan. Hal ini akan berulang untuk file lainnya, karena sifatnya adalah mengimpor data tanpa adanya suatu koneksi data.



Kebutuhan data yang rutin berasal dari sumber yang tetap dengan isi data yang dinamis berubah-ubah karena adanya proses add, delete, dan update pada sumber data, tidak dapat dipenuhi melalui open file atau impor data dari file output aplikasi lain. Yang dibutuhkan lebih mengarah pada adanya koneksitas yang kontinyu ke sumber data untuk mendapatkan perubahan data yang segera dan terotomasi sesuai keadaan sumber data saat itu. Untuk tujuan seperti inilah fitur Get External Data yang berbasis pada suatu koneksi.

Koneksi data umumnya dilakukan ke suatu dataset yang bisa berupa tabel (baik web table maupun database table) maupun views suatu database. Bahkan bisa menyusun suatu dataset baru melalui suatu query. Fitur ini ada pada menu atau ribbon Data. Gambar berikut adalah tampilan lokasi fitur get external data pada Excel 2007.
Pada Excel 2003, fitur ini dikenal sebagai Import External Data dan rute pencariannya adalah seperti gambar berikut ini :
Perbedaan menu antara Excel 2007 dan Excel 2003 terjadi setelah Data -> Get External Data, yaitu :


Hal-hal yang perlu disiapkan untuk melakukan koneksi data

Setelah memutuskan akan melakukan koneksi data, maka hal-hal yang perlu disiapkan antara lain :
  1. Mengingat-ingat apakah komputer yang digunakan pernah melakukan koneksi untuk data yang sama
      Hal ini berkaitan dengan pemanfaatan informasi koneksi data yang telah tersimpan sebagai file odc, yang akan memudahkan proses koneksi ulang. File odc (Office Data Connection) berisi keterangan rinci tentang koneksi dan dataset yang diambil. Jika pernah melakukan koneksi dengan data yang sama, maka koneksi dilakukan melalui jalur menggunakan odc yang sudah ada.
  2. Mengetahui kemana koneksi harus dilakukan
      Ke aplikasi database atau web. Jika database, maka database apa dan ada dimana. Jika web, url-nya apa.
  3. Mengetahui jenis koneksinya
      Yang dimaksud adalah mengetahui dengan pasti perintah koneksi yang dibutuhkan. Setiap database memiliki perintah koneksi yang berbeda, walaupun item input parameter koneksinya relatif sama. Perintah koneksi ini disebut Connection String. Dengan begitu, maka dapat diketahui pula, apakah connection string tersebut telah masuk daftar menu Excel. Jika belkum masuk, maka perlu penyusunan connection string baru sebagai data source baru (New Data Source). Hal ini membutuhkan pengetahuan tentang driver data provider dan setting yang dibutuhkan. Keterangan untuk ini bisa diminta pada administrator database. Kadang kala, pemilihan jenis driver data provider yang digunakan mempengaruhi kecepatan proses pengambilan data ketika terjadi multi koneksi. Secara umum, penggunaan driver jenis OLEDB lebih cepat dibanding ODBC mulai multi koneksi sejumlah tertentu.
  4. Memahami dataset yang akan diambil
      Yaitu langsung ke satu tabel/views atau diperlukan query yang dibuat susun saat proses pembentukan koneksi, karena tidak tersedianya dataset yang dibutuhkan pada database sumber.
Setelah mempersiapkan hal-hal di atas, maka langkah selanjutnya adalah memulai koneksi. Pembahasan tentang langkah koneksi akan dijabarkan pada seri berikutnya.


Jalur menu yang berkaitan dengan properti

Setelah data terkoneksi, maka akan ada objek Connection yang menyimpan seluruh keterangan koneksi. Pada Excel 2007, properti koneksi bisa diedit tanpa menggunakan VBA karena telah disediakan jalur menunya, yaitu melalui Data -> Connections. Pengubahan properti koneksi pada Excel 2003 harus dilakukan melalui VBA.

Cara memuat dataset output ke worksheet memang telah tetap, yaitu sebagai tabel atau pivot table. Beberapa perlakuan ketika memuat data ketika proses refresh data masih bisa diatur, seperti perlakuan replace atau add data baru ketika jumlah baris berubah, autofit kolom, dan sebagainya. Pengaturan pada bentuk hasil berupa tabel dilakukan pada properti data range, melalui :
  • Excel 2003
    • Klik cell hasil -> menu Data -> Import External Data -> Data Range Properties
  • Excel 2007
    • Klik cell hasil -> menu Table Tools -> Design -> External Data Table -> Properties
    • Klik kanan cell hasil -> Table -> External Data Properties
Setiap koneksi yang tercipta hanya diperuntukkan satu output. Jika output berupa table, maka satu koneksi untuk satu tabel. Jika output berupa pivot table, maka satu koneksi untuk satu pivot cache. Refresh data adalah cara untuk memoperbarui data, yang dilakukan melalui menu Data -> Refresh Data.

Setiap koneksi memiliki query yang menjadi kalimat perintah pemilihan data yang akan diambil. Untuk mengubah query, dapat dilakukan melalui :
  • Excel 2003
    • Klik cell hasil -> menu Data -> Import External Data -> Edit Query
  • Excel 2007
    • Klik cell hasil -> menu Table Tools -> Design -> External Data Table -> Properties -> tab Definition
    • Klik cell hasil -> menu Data -> Connections -> Properties -> tab Definition
    • Klik cell hasil -> menu Data -> Connections -> Connections -> pilih Connections -> Properties -> tab Definition
Melalui context menu dengan :
klik kanan cell hasil -> Table -> Edit Query


Closing :

Macam-macam koneksi dan langkah-langkahnya dijabarkan pada seri berikutnya.


Coretan terkait :



4 komentar:

  1. Mister ijin Save As yak, lumayan neh berguna untuk menambah ilmu....

    Makasih sebelumnya...

    Salam,
    -uhr-

    BalasHapus
  2. @-uhr- : Silakan om.. bebas untuk memudahkan belajar.

    BalasHapus